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淺解經濟型無紙化會議:公信DCS-2021

——經濟型無紙化會議分類特性
2015年01月28日 10:26  來源:中國數字視聽網  字體【   

【中國數字視聽網訊】無紙化會議不但省時省力,還更環保。而傳統的會議必然帶來會山文海的困擾。一場重要的政府會議下來,紙質材料多則幾百上千頁,少則幾十頁,籌備一場大型會議光印刷和耗材費用就要數萬元,而這些材料的準備、裝訂和分發更是費時費力,還需要專門的會務組去承擔這項職能,增加人力成本。

經濟型無紙化會議:公信DCS-2021

經濟型無紙化會議:公信DCS-2021

無紙化會議的好處不言而喻,而當下市場上的無紙化產品節省了印刷和會務方面的成本的同時,卻增加了會議設備的一次性投入,一臺自帶大屏幕觸摸屏的無紙化會議終端價格不菲。如何降低無紙化會議設備的成本,使之真正經濟適用才是值得我們去探討。

目前,在無紙化會議系統領域中,按形式可以分為三大類型:

1、固定型無紙化會議產品:其操作終端固定在會議桌上,以大型觸摸屏為載體,通過安裝操作軟件實現無紙化功能,有升降、嵌入、折疊等形式。

大型觸摸屏為載體

大型觸摸屏為載體

2、終端型無紙化會議產品:通過在會議終端上配置觸摸屏,利用自主研發的操作平臺實現無紙化會議。

在會議終端上配置觸摸屏

在會議終端上配置觸摸屏

3、經濟型無紙化會議產品:利用市面上的平板電腦或智能手機為操作終端,配合廠家開發的會議終端產品,以此達到無紙化會議的建立。

利用市面上的平板電腦或智能手機為操作終端 公信DCS-2021

利用市面上的平板電腦或智能手機為操作終端 公信DCS-2021

面對類型多樣,卻千差萬別的無紙化會議產品,我們的項目采購商必然會覺得一下子無從下手,對于一個公司或單位機構來說,采購任何一套會議產品,都會考慮以下眾多的因素,如:工程造價、品牌、產品質量、產品功能、產品售后、用戶體驗等。而成本投入必然是影響一個采購項目的重要條件。下面將從成本投入的角度來分析它們的優缺點:

一、操作平臺的建設成本

不同的廠家有著截然不同的差別,這里就不對此做比較。

二、會議室相關設備配套成本(無紙化會議產品)

固定型節約指數:★☆☆☆☆

終端型節約指數:★★★★☆

經濟型節約指數:★★★★☆

從會議室裝修配套成本來看,固定型無疑是造價最高昂的,其終端設備多為大型觸摸屏,為了不破壞會議室的整體性,制造商常以升降或嵌入的形式來配置這一類別的產品,且多為有線設備,這就使得會議場所配套的會議桌必須根據產品的尺寸外觀來訂制改造。一個工程下來大大小小的辦公設備購置、會議網絡的搭建、會議產品購買,讓整個工程價格提高不少。同時由于終端設備體積巨大,使得會議室單位面積內能容納的開會人數減少,降低了會場單位面積的利用率。

而經濟型和終端型在會議室改造成本上突顯其靈活性。只要簡單的調整,搭建起會議終端,即可以把整套設備連接起來使用。

三、終端設備成本(無紙化會議產品)

固定型節約指數:★★★★☆

終端型節約指數:★★☆☆☆

經濟型節約指數:★★★★★

在終端設備的配置上,由于固定型采用的是大型的觸摸屏顯示設備,其技術已經相當成熟,供應鏈結構完善,在眾多的電子商務平臺都能查詢,價格透明。而終端型由于把觸摸屏集成到了會議終端上,成為了制造商進行捆綁式銷售的途徑,用戶缺少自由選購的空間。而經濟型在這一層面上擁有其先天優勢,只要購置相對實惠的會議終端,即可使用討論、同傳、攝像聯動等基本功能,且無需軟件支持。而功能的擴展只需要使用市面上任何的移動智能設備(智能手機/平板電腦)下載廠家所提供的免費APP即可實現會議表決、會議簽到、會議議程查詢、會議文件查詢等功能。

四、升級改造成本(無紙化會議產品)

固定型節約指數:★★★☆☆

終端型節約指數:★☆☆☆☆

經濟型節約指數:★★★★★

由于觸摸屏的技術和尺寸隨著時間的推移,原有的技術和屏幕的尺寸可能不合時宜,而采購會議設備時想一步到位的話,則一次性投入的成本可能超出預算,固定型和終端型在這方面缺點明顯,目前可選擇的屏幕尺寸有限,而后期要升級觸摸屏時則必須整個終端更換,改造成本高昂。而經濟型在預算有限的情況下,可以先配置較實惠的Pad,后期升級比較靈活,只要更換pad(或智能手機)就可以實現配置和屏幕尺寸的升級。

觸摸屏

觸摸屏

五、會務人力成本(無紙化會議產品)

固定型節約指數:★★☆☆☆

終端型節約指數:★★☆☆☆

經濟型節約指數:★★★★★

由于固定型和終端型不具備可移動的靈活性,與會人員要是會后翻查會議文件,需要與會人員自備的移動存儲器來拷貝或通過會務人員在會后通過郵件、第三方軟件等形式來發放會議文件,不但增加了會務人員的工作量,還會對與會者造成諸多不便。然而經濟型在這一層面上就能充分的發揮了其可移動的優勢,會務人員只要通過無線網絡根據會議的需求對相關人員發送會議文件,與會人員即可在會后隨時隨地通過手中的移動產品翻查。

人性化的產品更適合現代會議的需求

固定型和終端型無紙化會議產品與會議桌位置相對固定,不能輕易移動,操作受限,與會者只要稍微遠離會議桌即有可能看不清楚觸摸屏上的會議信息。而經濟型無紙化會議產品由于采用的是智能終端產品(智能手機/平板電腦)與會議終端產品相結合的形式構建整套系統,與會者可以通過無線網絡自由操作,不再局限于設備因素,有效提高會議效率。當會議召開的頻率較低時,高昂設備的使用價值沒有得到充分的發揮;而經濟型配套的pad除了在會議開會時作為無紙化會議擴展應用之外,在不召開會議的時候, pad還可以拿出會議室作為其他用途使用,讓設備價值最大化。更為人性化的設計理念才是現代會議所真正需要的。

(編輯:石頭)

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